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바쁜 리더를 위한 '시간 관리 4계명'

리더에게 가장 중요한 것은 의사 결정이고, 옳은 의사 결정을 하려면 '생각하는 시간'이 필수다. 성공하는 리더들의 공통점은 '생각하는 시간'을 중요하게 여기는 데 있다. 하지만 밀려드는 전화와 이메일, 그때그때 닥친 위급한 일들을 처리하다 보면 '생각하는 시간'을 내기가 말처럼 쉽지 않다. 똑똑하게 시간 관리를 하려면 어떻게 해야 할까. 다음 4계명을 활용하자.

 [표 – 스티븐 코비의 시간 관리 매트릭스]

        ①시간 씀씀이를 파악하라=시간 관리의 첫 단계는 현재 내가 시간을 어떻게 사용하는지를 객관적으로 분석해 보는 것이다. 하루 동안 무슨 일을 하는지 구체적으로 일지에 기록하고, 1주일 동안의 시간을 분석해 보면 두 가지 이유로 놀라게 될 것이다. 특정한 일에 생각보다 너무 많은 시간을 보내고, 중요한 일에 너무 적은 시간을 보낸다는 것을 깨닫게 될 것이기 때문이다.

②업무의 우선순위를 정하라=스티븐 코비 박사가 제시한 '시간 관리 매트릭스'는 업무 우선순위를 정하는 데 가장 많이 활용되는 도구다. 업무의 성격을 중요함과 긴급함이라는 두 가지 기준으로 구분하는 이 매트릭스에서 가장 눈여겨봐야 할 부분은 '긴급하지는 않지만 중요한 일'이다. 큰 그림을 그리려면 긴급하지는 않지만 중요한 일을 고민하는 데 최대한 많은 시간을 할애해야 한다.

③과감하게 위임하라=업무의 세부 사항을 챙기는 것은 부하 직원의 역할이다. 중요한 일에 몰입하려면 업무를 과감하게 위임할 필요가 있다. 효과적으로 업무를 위임하려면 다음 세 가지를 실천해야 한다. ▲위임할 적임자를 찾을 것 ▲지나치게 간섭하지 말고 합리적으로 모니터링할 것 ▲위임의 결과를 종합적으로 평가할 것이다.

④시간 방해 요소를 제거하라=첫째, 어렵거나 하기 싫은 일을 미루는 식의 나쁜 습관을 고쳐야 한다. 둘째, 집중 업무시간을 정하는 식으로 외부적인 방해 요소에 대처해야 한다. 셋째, 다중 작업(멀티태스킹)을 효과적으로 처리하라. 시작한 일은 반드시 마무리 지은 뒤 다음 일로 넘어가고, 일을 하는 도중 다른 업무에 대한 아이디어가 떠오르면 종이에 적었다가 퇴근길에 펼쳐보고 생각하라. 자투리 시간을 활용하는 것도 좋은 방법이다. 5분, 10분 만에 할 수 있는 일이 의외로 많다. 스마트폰을 활용하면 자투리 시간이 더 빛을 발할 것이다.

<조선일보>